Découvrir my arkevia : fonctionnalités et avantages essentiels

En bref :

• my arkevia est un coffre-fort numérique français pour conserver documents RH et administratifs.
• Accès 24h/24 : connexion possible de 00:00 à 23:59, notifications en temps réel.
• Stockage par défaut 100 Mo, fichiers envoyés par l’employeur sans limite ; limite individuelle 2 Mo par fichier.
• Partage finement paramétrable : droits de lecture, modification, téléchargement ou suppression.
• Conservation certifiée jusqu’à 50 ans, conformité aux exigences françaises d’archivage.
• Alternatives et astuces : si vous êtes pressé, privilégiez le partage temporaire ; si vous n’aimez pas, consultez d’autres solutions cloud.

Découvrir my arkevia : fonctionnalités et avantages essentiels

découvrir immédiatement ce que permet la plateforme : consulter bulletins de salaire, contrats et justificatifs depuis n’importe quel navigateur, à toute heure, et garder une traçabilité complète des partages. Accessible depuis la France pour les salariés dont l’employeur a signé avec l’éditeur, l’espace personnel s’ouvre via un compte sécurisé et des notifications configurables.

Où et quand : service disponible en ligne, accessible 24h/24 (connexion possible entre 00:00 et 23:59) ; en cas de maintenance planifiée, les interruptions sont annoncées 48 heures à l’avance. En pratique, les utilisateurs peuvent consulter leurs documents depuis le bureau, le domicile ou en mobilité, sur ordinateurs et via applications mobiles compatibles.

horaires d’accès et disponibilité : quand et comment consulter my arkevia

L’accès à la plateforme est permanent : les sessions sont possibles tous les jours, de 00:00 à 23:59, sauf maintenance planifiée. Les périodes de maintenance sont généralement programmées entre 02:00 et 05:00 pour limiter l’impact, et l’éditeur envoie un avis 48 heures avant l’interruption.

Pour garantir une disponibilité optimale, il est recommandé de vérifier les notifications et de configurer les alertes par courriel ou SMS. Si un document urgent doit être récupéré en dehors des plages normales, la fonctionnalité de téléchargement instantané permet d’obtenir le fichier en moins d’une minute pour des documents de taille standard (≤ 2 Mo).

Cas pratique : une employée RH d’une PME doit fournir un bulletin de salaire à une banque à 09:00. Elle se connecte à 08:45, envoie un lien partagé temporaire valable 24 heures, et le dossier est récupéré à 08:52. Cette rapidité évite un rendez-vous reporté.

• Si la plateforme est indisponible : contacter le service RH entre 08:30 et 17:30 pour une copie sécurisée.
• Si vous êtes pressé : utiliser le partage temporaire (durée configurable entre 1 heure et 30 jours).
• Si l’accès mobile est nécessaire : privilégier l’application iOS/Android ou un navigateur moderne (Chrome ≥ version 100, Firefox ≥ version 95).

Insight final : planifiez toujours une petite marge (30 minutes) avant un rendez-vous administratif crucial pour éviter que la maintenance ou une connexion lente ne vienne ruiner l’agenda.

comment s’inscrire et se connecter à my arkevia : procédure pas à pas

L’inscription nécessite que l’employeur ait signé un contrat avec l’éditeur. Sans ce partenariat, l’accès n’est pas possible et le service RH doit être sollicité pour activer une invitation. Le parcours d’inscription est standardisé : création d’un identifiant, validation par e‑mail et choix d’un mot de passe robuste.

Étapes précises :

• Accéder au site officiel : www.arkevia.com.
• Cliquer sur « Coffre-fort » puis « S’inscrire ».
• Remplir le formulaire : nom d’utilisateur, adresse e‑mail valide, mot de passe complexe (min. 12 caractères, mélange de lettres, chiffres, symboles).
• Confirmer via le lien reçu : la confirmation arrive généralement sous 2 à 5 minutes.

Recommandations concrètes pour la sécurité : activer la double authentification si disponible, utiliser un gestionnaire de mots de passe et vérifier que l’e‑mail d’activation provient bien du domaine arkevia.com. En cas d’oubli de mot de passe, le mécanisme de récupération exige l’accès à l’adresse e‑mail d’inscription ; prévoir une adresse personnelle pérenne si le contrat employeur prend fin.

Alternative si l’utilisateur ne souhaite pas s’inscrire immédiatement : demander au service RH une mise à disposition temporaire des documents via un export sécurisé (format PDF signé) pendant 7 à 30 jours selon la politique interne.

Insight final : la création du compte prend en moyenne 5 à 10 minutes. Prévoyez ces minutes avant une démarche administrative pour éviter le stress.

quotas de stockage, type de fichiers et tableau récapitulatif

La gestion des capacités est un point clé. Par défaut, chaque utilisateur bénéficie de 100 Mo d’espace, modulable selon l’accord employeur (ex. 500 Mo pour certaines grandes entreprises). La taille maximale recommandée par fichier personnel est de 2 Mo, tandis que les documents générés ou transmis directement par l’entreprise ne sont pas limités de la même manière.

Le tableau ci‑dessous synthétise les allocations types et coûts associés pour une vision rapide et comparable :

Élément	Valeur par défaut	Option entreprise	Fourchette de prix (par utilisateur)
Espace utilisateur	100 Mo	Jusqu’à 500 Mo	Gratuit à 5 € / mois
Taille max fichier personnel	2 Mo	Pas de limite pour fichiers envoyés par l’employeur	—
Conservation certifiée	50 ans	Archivage prolongé sur demande	Forfait selon volume

Comment choisir la capacité : évaluer le volume mensuel de documents (bulletins de salaire, contrats, attestations). Signes concrets pour augmenter l’espace :

• Erreur fréquente de stockage lors du téléchargement (fichiers refusés).
• Nombre de documents > 500 par utilisateur sur un an.
• Besoins de conservation de pièces volumineuses (scans haute définition).

Si l’espace est insuffisant et que la modification n’est pas possible immédiatement, trois alternatives pratiques sont proposées : compresser les fichiers (format PDF optimisé), externaliser les justificatifs non sensibles sur une plateforme interne distincte, ou demander un quota temporaire via le service RH.

Insight final : choisir un quota adapté évite les interruptions et les allers-retours avec les RH ; prévoyez 200–300 Mo si plusieurs documents scannés en haute définition sont régulièrement nécessaires.

partage, droits d’accès et collaboration : comment configurer sans erreurs

La granularité des droits est l’atout pratique pour les organisations. Chaque document peut recevoir un paramétrage individuel : lecture seule, modification, téléchargement, suppression. Ces options sont temporaires ou permanentes, et se programment lors du partage.

Procédure de choix des droits :

1. Identifier le but du partage : consultation simple, signature, ou transmission à un tiers (banque, administration).
2. Attribuer la durée : 1 heure, 24 heures, 7 jours, 30 jours, ou accès permanent.
3. Limiter les actions : lecture seule pour les justificatifs, droit de modification pour les contrats à compléter.

Exemple concret : un collaborateur doit transmettre un contrat modifiable à un avocat. Il choisit « modification » pendant 72 heures, restreint l’accès à l’adresse e‑mail précise et active la traçabilité des téléchargements. Résultat : transparence, moins d’e‑mails et meilleure traçabilité.

Alternative si l’on n’aime pas le procédé de partage interne : générer un PDF signé et l’envoyer via un service tiers sécurisé, ou utiliser un lien protégé par mot de passe. Si c’est complet (quota atteint), préférer le partage direct par courrier sécurisé fourni par la DRH.

Insight final : paramétrer les droits en fonction du résultat attendu (lecture vs modification) évite les erreurs de confidentialité et les dépositions accidentelles de documents sensibles.

sécurité, conformité et conservation : garantie juridique et techniques

La plateforme répond aux standards français d’archivage et propose une conservation certifiée jusqu’à 50 ans pour les documents importants. Les mécanismes de sécurité incluent chiffrement au repos et en transit, authentification renforcée et journaux d’audit détaillés.

Ce que cela signifie concrètement pour vous :

• Confidentialité : chiffrement AES‑256 et protocoles TLS pour les échanges.
• Traçabilité : logs horodatés des accès et actions réalisées sur chaque fichier.
• Conformité : archivage respectant les normes françaises et obligations RH.

Cas d’usage : lors d’un contrôle fiscal, une PME a présenté ses archives numériques horodatées et signées, évitant une longue recherche papier. Le dossier a été accepté car la conservation et la traçabilité répondaient aux exigences légales.

Si la météo juridique change (nouveau cadre réglementaire), l’éditeur communique les mises à jour et propose des migrations ou options d’archivage prolongé. En cas d’incident cyber : la procédure prévoit notifications sous 72 heures et assistance technique pour rétablir l’accès sécurisé.

Insight final : choisir une solution avec journaux d’audit et chiffrement garantit une défense solide en cas de litige administratif.

optimiser la productivité : automatisation, intégrations et marketing interne

Arkevia ne sert pas uniquement à stocker ; il facilite l’optimisation des processus RH et de communication interne. Les automatisations permettent d’envoyer automatiquement les bulletins de salaire le jour de paie, d’alerter les employés et d’intégrer des flux avec d’autres outils.

Intégrations possibles et bénéfices :

• Synchronisation avec SIRH pour import automatique des bulletins.
• Alertes programmées pour rappels de documents à compléter.
• Exports sécurisés pour reporting comptable ou audits.

Pour les équipes marketing internes qui doivent communiquer sur les avantages sociaux, il est possible de créer des modèles de communication et d’automatiser l’envoi de guides ou de FAQ dès l’arrivée d’un nouvel employé. L’option d’automatisation réduit le temps humain consacré à des tâches répétitives, renforçant la productivité globale.

Si l’on cherche une solution plus axée marketing/communication, il est possible d’interfacer l’outil avec des plateformes externes pour diffuser des campagnes internes et mesurer les taux d’ouverture. Si l’automatisation pose problème, il existe toujours l’envoi manuel contrôlé par la RH comme solution alternative.

Insight final : automatiser les flux les plus répétitifs (envoi de bulletins, notifications contractuelles) libère du temps pour le travail à valeur ajoutée.

tarifs, comparaison et alternatives pratiques

Les offres varient selon la taille de l’entreprise et les options choisies. En règle générale, la version de base pour l’utilisateur final peut être fournie gratuitement par l’employeur ; les options payantes concernent l’augmentation de quotas, l’archivage prolongé et les fonctionnalités avancées d’audit.

Fourchettes typiques observées :

• Accès standard fourni par l’employeur : 0 € pour l’utilisateur.
• Quota augmenté (150–500 Mo) : entre 1 € et 5 € par utilisateur et par mois selon le volume.
• Archivage légal 50 ans : coût forfaitaire en fonction du volume (de l’ordre de quelques dizaines à centaines d’euros par Go sur demande).

Comparaison rapide : pour un dirigeant évaluant options, consulter des ressources comparatives et retours d’expérience demeure utile. Par exemple, un guide sur la gestion d’entreprise et Arkevia propose des éléments de comparaison pratiques : guide arkevia gestion entreprise. Pour relier la transformation numérique et l’impact de l’IA sur les process, une autre lecture complémentaire apporte un point de vue stratégique : impact de l’IA sur la transformation des entreprises.

Alternatives si vous n’aimez pas le fonctionnement ou si le service est complet :

• Utiliser un coffre-fort alternatif agréé par l’entreprise.
• Demander des exports PDF horodatés fournis par la RH.
• Opter pour une solution interne d’archivage sécurisée couplée à des règles d’accès précises.

Insight final : évaluez le coût total (espace, options, assistance) plutôt que le prix unitaire ; une petite dépense mensuelle peut économiser des heures de travail et des risques juridiques.

bonnes pratiques RH, cas d’usage et fil conducteur

Pour l’illustration, suivez l’exemple d’une PME fictive, « Atelier Dupont », 120 salariés. Le service RH décide d’implémenter la plateforme pour centraliser bulletins, contrats et évaluations annuelles.

Étapes mises en place :

• Phase pilote (30 jours) : déploiement pour 10 salariés et collecte des retours.
• Formation courte (45 minutes par session) pour les managers et les utilisateurs.
• Définition d’une arborescence standard : Bulletins / Contrats / Administratif / Dossiers RH.

Résultats mesurés après 6 mois : réduction de 60 % des archives papier, recherche de fiches de paie ramenée de « plusieurs heures » à « quelques minutes ». Ce gain a permis à la RH de consacrer plus de temps au développement des politiques internes et à la communication sur les avantages sociaux.

Conseils pratiques :

• Créer des dossiers datés (année/mois) pour faciliter la recherche.
• Mettre en place une politique de nommage des fichiers (YYYYMM_Nom_Type) pour uniformiser.
• Former les managers à paramétrer les droits lors du partage.

Insight final : un déploiement structuré, même modeste, transforme la gestion quotidienne et réduit les frictions administratives.

points de repère pour se lancer

Avant toute démarche, vérifier que l’employeur a signé le contrat avec l’éditeur. Ensuite, planifier la création des comptes en dehors des périodes de forte activité (éviter la clôture de paie). Enfin, standardiser l’arborescence et les règles de nommage pour que la recherche devienne quasi instantanée.

Recommandation pratique : désigner un référent RH pour 3 mois afin de collecter les retours utilisateurs et ajuster les quotas. En cas de doute technique, consulter la documentation officielle ou visionner des tutoriels en ligne pour une prise en main rapide.

Comment savoir si mon entreprise propose my arkevia ?

Vérifiez auprès du service RH : l’accès dépend d’un contrat signé avec l’éditeur. Le service RH peut fournir une invitation et les modalités d’inscription.

Quelle est la taille maximale d’un fichier personnel ?

La limite recommandée est de 2 Mo par fichier personnel. Les documents transmis directement par l’entreprise peuvent ne pas être soumis à cette limitation.

Peut-on partager un document temporairement ?

Oui. La plateforme permet de définir une durée de partage (1 heure à 30 jours). Il est conseillé d’utiliser cette option pour les échanges urgents.

Combien coûte l’augmentation de quota ?

La fourchette habituelle observée va de 1 € à 5 € par utilisateur et par mois selon le volume additionnel demandé. Demandez une simulation au prestataire pour votre parc.

Que faire si j’oublie mon mot de passe ?

Utiliser la procédure de récupération via l’adresse e‑mail d’inscription. Si l’adresse n’est plus accessible, contacter le service RH pour une réinitialisation encadrée.