Quoi : un portail client collaboratif pour piloter la comptabilité, les documents et les flux bancaires d’une entreprise. Où : accessible en ligne via le compte client fourni par le cabinet In Extenso, utilisable partout en France et dans les pays couverts par le groupe. Quand : disponible 24h/24, avec des mises à jour automatiques et un agenda partagé pour suivre les échéances à l’heure près.
Accès rapide : connexion via identifiants fournis par le cabinet, assistance téléphonique possible entre 09:00 et 17:30 (jours ouvrés). Pour les obligations fiscales et sociales, les rappels sont configurables et apparaissent sur l’agenda partagé au minimum 30 jours et 7 jours avant chaque échéance.
En bref :
- Plateforme pensée pour la relation client-expert : communication sécurisée et tâches suivies.
- Centralisation des documents et des comptes bancaires pour gagner du temps au quotidien.
- Modules métiers (numérisation, banque, simulations) et widgets personnalisables.
- Alertes d’échéances, traçabilité des versions et sécurité des échanges.
- Alternatives en cas de surcharge : contact direct au cabinet, export des documents, ou usage d’outils tiers compatibles.
présentation rapide : qu’est-ce que Inexweb et comment y accéder
Le portail nommé Inexweb se présente comme un espace en ligne conçu pour faciliter la collaboration entre les entreprises et leur cabinet comptable. Il s’agit d’une plateforme ergonomique qui regroupe messagerie, documents, et outils métiers. L’accès se fait via une connexion sécurisée fournie par le cabinet In Extenso, avec authentification par identifiant et mot de passe, et souvent un second facteur d’authentification pour renforcer la sécurité.
Pour commencer à utiliser le service, les utilisateurs reçoivent un mail d’activation contenant un lien valable 48 heures. Une fois connecté, le tableau de bord s’affiche et permet d’accéder immédiatement aux sections clés : messages, documents partagés, agenda et modules (banque, scan, appliquettes). L’ouverture se fait en continu : la plateforme est disponible 24h/24 et les mises à jour logicielles sont appliquées automatiquement, sans interruption notable des services.
Modalités pratiques et horaires de support : le support technique du cabinet est généralement joignable entre 09:00 et 17:30 en semaine, avec une réponse sous 48 heures ouvrées pour les demandes non urgentes. Pour les questions urgentes liées aux échéances fiscales, il est recommandé d’envoyer un message via la messagerie sécurisée d’Inexweb plutôt que d’utiliser un courriel classique.
Insight : la mise en route est rapide si la configuration initiale est faite correctement, et l’accès permanent facilite la gestion à distance des obligations comptables.
horaires d’accès, support technique et gestion des urgences
L’accès au portail est continu : la plateforme est disponible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 via une interface web sécurisée. Cependant, pour les interventions humaines (formation, dépannage avancé), les horaires usuels des équipes d’In Extenso sont de 09:00 à 17:30 du lundi au vendredi. Les utilisateurs doivent prévoir une fenêtre d’attente de 24 à 48 heures pour les requêtes non prioritaires envoyées via le support classique.
Procédure en cas d’urgence comptable : envoyer un message via la messagerie sécurisée d’Inexweb en précisant l’urgence et joindre les documents grâce au glisser-déposer. Le cabinet peut alors prioriser le dossier et proposer une prise en charge sous 4 heures pour les situations critiques identifiées (déclarations imminentes, blocages bancaires). Si le cabinet n’est pas joignable, l’option alternative est d’exporter les documents et de contacter un autre interlocuteur compétent, ou d’utiliser Inexbanque pour vérifier et relancer une opération bancaire.
Support technique : outre la messagerie, le support propose des sessions de formation en visioconférence programmées à l’avance. Une session typique dure 60 minutes et couvre la configuration du tableau de bord, l’envoi de documents via Inexscan, et l’utilisation des appliquettes. Pour les entreprises pressées, une fiche rapide en PDF (5 pages) est fournie pour apprendre l’essentiel en moins de 20 minutes.
Conseils pour optimiser les délais :
- Pré-configurer les notifications pour recevoir des rappels 30 et 7 jours avant les échéances.
- Utiliser les libellés structurés dans la messagerie pour catégoriser les demandes (urgent, à vérifier, facture).
- Planifier une session de formation initiale de 60 minutes dès l’activation pour réduire les erreurs d’utilisation.
Insight : anticiper via l’agenda partagé réduit considérablement le besoin d’interventions en urgence.
communication sécurisée et collaboration en ligne avec le cabinet
La relation client-expert passe par une messagerie interne chiffrée qui conserve l’historique des échanges et garantit la confidentialité. Cette fonctionnalité répond précisément aux attentes de ceux qui veulent tracer chaque discussion autour d’une facture, d’une provision ou d’une question sociale. Les messages peuvent contenir des pièces jointes déposées par simple glisser-déposer dans l’onglet de conversation.
Un agenda partagé synchronise rendez-vous et échéances. Les notifications apparaissent sur le tableau de bord à des horaires précis : rappel principal 30 jours avant l’échéance, rappel secondaire 7 jours avant, alerte finale 48 heures avant. Les utilisateurs peuvent définir des créneaux de disponibilité précise (par exemple : horaires de réunion 10:00–12:00) pour éviter les conflits de planning.
Exemples concrets :
- Une PME reçoit une demande de pièce justificative le 01/04 ; la messagerie conserve l’échange et la pièce est envoyée le même jour via Inexscan, avec notification envoyée à 16:00.
- Un dirigeant planifie un point trimestriel avec son chargé de dossier, l’agenda génère une réunion le 15/07 à 14:00 et joint automatiquement le rapport de trésorerie.
Alternatives si la messagerie est saturée :
- Envoyer les documents via l’option “Vos documents par email” pour un dépôt direct.
- Exporter les échanges au format PDF et les archiver localement pour garde immédiate.
Insight : la fusion des échanges et des pièces jointes dans un même fil réduit le temps de traitement et les erreurs d’interprétation.
gestion documentaire et gestion de contenu : Inexcoffre et Inexscan
La gestion documentaire repose sur deux modules complémentaires : le coffre-fort numérique et l’outil de numérisation. Le coffre (Inexcoffre) permet d’archiver, classer et retrouver des documents via un moteur de recherche interne. Les métadonnées et l’historique des versions assurent une traçabilité totale des modifications.
Inexscan transforme les pièces papier en fichiers exploitables. Avant l’envoi, il est possible d’ajuster le contraste, découper les pages et renommer automatiquement les fichiers selon un modèle prédéfini (ex. : FACTURE_FOURNISSEUR_YYYYMMDD). Des notifications confirment chaque envoi et indiquent la date et l’heure de réception par le cabinet.
Avantages pratiques :
- Accélération du traitement comptable : une facture numérisée et correctement nommée se retrouve dans les comptes plus vite.
- Recherche rapide : retrouver un document par mot-clé, date, ou type en moins de 30 secondes.
- Archivage conforme : conservation des versions et preuve d’envoi pour contrôles ultérieurs.
Tableau comparatif des modules :
| Module | Usage principal | Temps moyen de traitement |
|---|---|---|
| Inexcoffre | Archivage sécurisé et recherche | Instantané (recherche < 30 s) |
| Inexscan | Numérisation et envoi des pièces | 1–3 minutes par document |
| Vos documents par email | Transfert direct au coffre | Variable (selon taille) |
Exemple de cas d’usage : une entreprise de prestation de services scanne ses feuilles de notes de frais chaque semaine. Le cabinet récupère les fichiers via Inexcoffre, les intègre au logiciel comptable et renvoie un bordereau de contrôle sous 48 heures.
Insight : automatiser le flux documentaire réduit les erreurs de classement et accélère la clôture des mensuels.
modules métiers et fonctionnalités clés pour choisir
Plusieurs modules spécialisés accompagnent des besoins précis : gestion bancaire, outils de simulation, appliquettes métier. Pour la trésorerie, le module Inexbanque agrège les soldes et mouvements de comptes issus de banques différentes et propose un moteur de recherche performant pour retrouver une opération en quelques secondes.
Les appliquettes (16 au catalogue) couvrent des calculs courants : simulation de charges, calcul de salaire, amortissements. Ces outils utilisent des taux actualisés et ne conservent pas les données personnelles des simulations, garantissant la confidentialité.
Comment choisir le module adapté :
- Si la priorité est la trésorerie : activer Inexbanque pour centraliser les comptes et paramétrer des alertes de seuil (ex. solde en dessous de 1 000 €).
- Si la priorité est la dématérialisation : privilégier Inexscan et une formation de 60 minutes pour normaliser les envois.
- Si l’on veut des prévisions rapides : utiliser les appliquettes pour des simulations ponctuelles sans conserver les données.
Alternative si un module n’est pas suffisant : exporter les données et utiliser un outil tiers pour une analyse complémentaire, ou demander une configuration sur-mesure via le cabinet.
Insight : sélectionner les modules selon un besoin mesurable (temps gagné, risques réduits, fréquence d’usage) permet d’optimiser le retour sur investissement.
personnalisation de l’interface utilisateur et automatisation
L’interface se compose d’un tableau de bord personnalisable avec des widgets paramétrables. Les utilisateurs peuvent choisir d’afficher en priorité : solde bancaire, tâches en retard, messages non lus ou indicateurs de performance. Cette personnalisation vise à réduire le bruit informationnel et à afficher uniquement ce qui est utile au quotidien.
L’interface utilisateur propose également des réglages visuels (thème, taille des widgets) et des préférences de notification. L’automatisation permet de lier des déclencheurs à des actions : par exemple, à la réception d’une facture supérieure à 5 000 €, envoyer automatiquement une alerte au responsable financier et créer une tâche dans le centre d’activité.
Signes concrets pour évaluer une bonne configuration :
- Temps moyen pour trouver un document < 1 minute.
- Nombre de tâches ouvertes inférieur à 10 pour un dossier standard.
- Alertes pertinentes activées (30/7/2 jours) sans sur-sollicitation.
Conseil si vous êtes pressé : activer un pack de widgets standard fourni en 10 minutes, puis affiner en 2 sessions de 30 minutes.
Insight : la personnalisation et l’automatisation transforment l’interface en un assistant proactif plutôt qu’en simple tableau d’affichage.
sécurité des données, conformité et bonnes pratiques
La sécurité des données repose sur plusieurs couches : authentification renforcée, chiffrement des échanges, sauvegardes régulières et traçabilité des accès. Les messages et documents sont archivés avec horodatage et historique des versions, garantissant une piste d’audit pour les contrôles.
Conformité : la plateforme respecte les exigences légales en matière d’archivage et de confidentialité. Les administrateurs peuvent définir des droits d’accès granulaire pour limiter la consultation et les modifications à des profils précis (ex. : secrétaire, dirigeant, expert-comptable).
Bonnes pratiques recommandées :
- Activer l’authentification à deux facteurs pour tous les comptes sensibles.
- Mettre en place des cycles de sauvegarde hebdomadaires et mensuels.
- Former les utilisateurs sur la gestion des mots de passe et la reconnaissance des demandes frauduleuses.
Alternative si l’entreprise a des exigences supérieures : demander un contrat de service adapté ou héberger certaines données sur des environnements certifiés par le cabinet.
Insight : la sécurité est un facteur technique mais aussi humain ; la formation réduit les incidents liés aux usages.
choisir et comparer : critères pratiques et alternatives
Pour savoir si Inexweb correspond, tester les critères suivants : temps d’accès aux documents, qualité de la messagerie, couverture des modules métiers, et possibilités de personnalisation. Les signes concrets à vérifier sont la capacité à retrouver une facture en moins de 30 secondes et la possibilité d’agréger au moins trois comptes bancaires simultanément.
Fourchettes de prix : la tarification dépend souvent du cabinet et du périmètre. À titre indicatif, l’accès de base peut être inclus dans l’offre du cabinet ou facturé entre 0 € et 50 € par mois selon les services activés. Des modules supplémentaires (Inexbanque, stockage additionnel) peuvent être facturés entre 10 € et 100 € par mois. Demander un devis précis reste la meilleure démarche pour éviter les surprises.
Alternatives si la solution ne convient pas :
- Si on est pressé : demander une checklist papier ou PDF et l’envoi prioritaire via email.
- Si on n’aime pas l’interface : demander une configuration différente de widgets ou l’accès à une version simplifiée.
- Si c’est complet : exporter les documents et travailler hors-ligne temporairement.
Insight : comparer selon des critères mesurables permet de trancher rapidement et d’ajuster le niveau d’engagement.
Questions fréquentes :
Comment obtenir l’accès à Inexweb ?
L’accès est fourni par le cabinet In Extenso via un e-mail d’activation contenant les identifiants. En cas de problème, contacter le support du cabinet entre 09:00 et 17:30.
Que faire si un document n’apparaît pas ?
Vérifier l’historique des imports dans Inexcoffre, relancer l’envoi via Inexscan et notifier le cabinet via la messagerie sécurisée.
Quel est le coût d’Inexweb ?
Le coût varie selon le cabinet et les modules activés ; prévoir une fourchette de 0 € à 100 € par mois en fonction des options. Demander un devis personnalisé est conseillé.
Comment assurer la sécurité des accès ?
Activer l’authentification à deux facteurs, limiter les droits d’accès par profil et suivre les sessions de formation proposées par le cabinet.
